En dépit de la crise sanitaire, l’École d’Assas est en mesure d’assurer l’inscription en ligne de tous ses futurs étudiants en vue de la rentrée 2020-2021. Ce dispositif, entré en vigueur l’an dernier, trouve en grande partie sa source dans le voyage d’études fait en mai 2017 à Porto par Sonia Ribeiro, l’une des responsables de la scolarité au sein de l’École.
Sonia Ribeiro est référente scolarité à l’École d’Assas, et notamment à l’Institut de formation en masso-kinésithérapie (IFMK), depuis 2014. Elle est la première personne que les étudiants et les formateurs rencontrent quand ils se rendent à l’école. Elle est ce contact chaleureux et toujours disponible que les étudiants viennent toujours voir avec un mot gentil et parfois des fleurs, même quelques années après l’obtention du diplôme.
C’est au cours d’une mobilité Erasmus – la représentation de l’Institut de formation en masso-kinésithérapie de l’École d’Assas lors du séminaire ENPHE 2017 à Porto (European Network of Physiotherapy in Education) – que Sonia a pu découvrir l’organisation de la scolarité au sein de l’École supérieure de santé (ESS) de l’Institut polytechnique de Porto. Avec douze métiers de santé enseignés et près de 2500 étudiants, cet établissement doit gérer des flux d’information et d’organisation lourds et a opté pour la dématérialisation de toutes ses procédures. Sa maîtrise du portugais et de l’espagnol lui ont permis d’échanger avec ses collègues et les enseignants européens.
En découvrant cette organisation, dont deux des éléments clés sont le portail en ligne de l’ESS et le badge à puce des étudiants et du personnel, Sonia Ribeiro a compris que l’École d’Assas avait beaucoup à apprendre de ce modèle et l’a présenté dès son retour à Paris à toute l’équipe administrative. Convaincue par son témoignage, la direction de l’École d’Assas a profité de l’installation de l’École dans ses nouveaux locaux de villa Thoréton, au cours de l’année 2018-2019, pour prendre en compte les préconisations de Sonia et moderniser la gestion de la scolarité au sein de l’École.
Aujourd’hui, plus besoin de photocopies, de chemises cartonnées ou de centaines de dossiers bureautiques : tout, ou presque, se fait en ligne, et c’est autant de papier à recycler en moins. Depuis quelques jours, l’étudiant peut même compléter directement son dossier en ligne via des liens envoyés par courrier électronique par les membres du bureau de la scolarité.
La mobilité du personnel administratif fait partie des possibilités offertes par le dispositif Erasmus et c’est dans ce cadre que Sonia Ribeiro est partie pour Porto en 2017 : « C’était une belle expérience, se souvient-elle, et j’encourage tous mes collègues à profiter de cette opportunité pour découvrir de nouveaux horizons pédagogiques et organisationnels, et enrichir ainsi notre expertise professionnelle. »
Lundi 11 mai, Sonia a retrouvé le chemin de l’École : un retour seulement partiel à la normale car les étudiants manquent encore à l’appel. « Qu’ils sachent qu’on les attend avec fierté, tient à dire Sonia. Nous avons d’autant plus hâte de les retrouver que nous savons qu’ils ont affronté la crise avec sérieux pour ceux qui suivent les enseignements via Teams et beaucoup de courage pour ceux qui sont mobilisés. »
Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission européenne (Programme Erasmus+). Cette communication n’engage que son auteur et la Commission européenne n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues.
